Tôi là Yoshinao Nagai, luật sư chuyên hỗ trợ người Việt đang làm việc tại Nhật Bản.
Bạn có đang nghĩ rằng “không có thẻ chấm công thì không thể đòi lại tiền làm thêm giờ”?
Tôi thường xuyên nghe những lời băn khoăn như vậy trong các buổi tư vấn:
“Em không có thẻ chấm công, cũng không có dữ liệu chấm công.”
“Em bị bắt bấm thẻ đúng giờ về, sau đó vẫn phải làm thêm không lương.”
“Em về nhà rồi vẫn làm tiếp, nhưng không có ghi lại gì cả… vậy là không được đúng không ạ?”
Tôi sẽ đưa ra kết luận luôn, thật rõ ràng cho các bạn hiểu rằng: ngay cả khi không có thẻ chấm công, bạn vẫn có cơ hội đòi lại tiền làm thêm giờ chưa trả.
Các bạn chỉ cần nhớ rằng việc chứng minh “mình đã làm thêm” có thể bằng cách kết hợp các chứng cứ khác nhau, mà không nhất thiết phải luôn là thẻ chấm công.
1．Cách thu thập chứng cứ để “đòi tiền làm thêm giờ” ngay cả khi không có thẻ chấm công
Ngay cả khi không có thẻ chấm công, bạn vẫn có thể đòi tiền làm thêm nếu biết kết hợp các loại chứng cứ khác nhau.
Dưới đây là những loại chứng cứ tiêu biểu bạn có thể dùng:
(1) Lịch sử sử dụng máy tính, hệ thống nội bộ, hệ thống nghiệp vụ hoặc Wi-Fi công ty
- Thời gian đăng nhập / đăng xuất máy tính
- Lịch sử truy cập hệ thống nội bộ
- Lịch sử sử dụng các hệ thống nghiệp vụ
- Thời gian kết nối Wi-Fi nội bộ
Ví dụ: Dù thẻ chấm công ghi là “17:30 về”, nhưng lịch sử sử dụng hệ thống nghiệp vụ lại cho thấy bạn làm việc đến 22:10, thì đây sẽ là căn cứ để chứng minh thực tế bạn đã làm thêm đến sau 22:00.
(2) Nhật ký ra/vào tòa nhà / thẻ nhân viên / thẻ giao thông IC
Thẻ giao thông IC là thẻ điện tử dùng để đi lại bằng phương tiện công cộng phổ biến ở Nhật Bản.
- Nhật ký ra/vào tòa nhà
- Lịch sử quẹt thẻ nhân viên
- Lịch sử sử dụng thẻ giao thông như Suica／PASMO
Khi kết hợp các dữ liệu này, bạn có thể theo dõi chính xác mốc thời gian bạn rời công ty lúc mấy giờ, và lên chuyến tàu lúc mấy giờ.
Nói cách khác, dù không có thẻ chấm công, bạn vẫn có thể chứng minh rằng bạn đã ở công ty đến thời điểm đó, khả năng cao là đang làm việc.
Đây là chứng cứ quan trọng giúp chứng minh việc bạn đã làm thêm giờ.
(3) Thư điện tử / tin nhắn / các họp trực tuyến
- Email công việc gửi cho khách hàng hoặc cấp trên
- Tin nhắn trao đổi công việc với đồng nghiệp
- Lịch sử tham gia họp trực tuyến được sắp xếp sau giờ làm việc, kèm biên bản hoặc nội dung cuộc họp
Nếu những dữ liệu này còn được lưu lại, bạn có thể chứng minh rằng:
- Cấp trên / công ty đã biết bạn đang làm thêm
- Dù biết nhưng công ty vẫn không dừng lại, vẫn để bạn tiếp tục làm việc
Nói cách khác, có thể thấy rõ ràng rằng bạn làm thêm không phải tự ý làm, mà là làm trong trạng thái công ty đã biết và mặc nhiên chấp nhận.
(4) Ghi chú cá nhân / chat với gia đình hoặc bạn bè
- Ghi chú về giờ làm do bạn tự ghi lại (sổ tay, ghi chú trên điện thoại, v.v.)
- Những trao đổi riêng tư có thể thấy tình trạng làm việc (tin nhắn với gia đình/bạn bè, v.v.)
Ví dụ như những dòng như:
“Vẫn đang ở công ty.”
“Hôm nay cũng không có nghỉ.”
“Giờ mới về.”
Những bằng chứng này nếu đứng riêng thì có vẻ khó thuyết phục nhưng nếu thời điểm gửi các tin nhắn đó trùng khớp với những chứng cứ khách quan như nhật ký thao tác máy tính hoặc dữ liệu ra/vào tòa nhà, thì nó sẽ trở thành chứng cứ mạnh để chứng minh rằng bạn đã làm thêm giờ.
(5) Lời xác nhận của đồng nghiệp / đồng nghiệp cũ
- Lời xác nhận từ đồng nghiệp đã làm thêm cùng bạn
- Lời xác nhận từ đồng nghiệp cũ (trong cùng bộ phận) cũng từng làm thêm giờ nhưng chưa được trả lương
Ví dụ những lời xác nhận như:
“Ngày nào cũng ở lại đến 21:00.”
“Thẻ chấm công chỉ bấm đúng giờ, nhưng sau đó vẫn bị bắt làm tiếp.”
Trong thực tiễn, các lời xác nhận kiểu này thường được xem là rất quan trọng.
Đặc biệt, nếu có đồng nghiệp người Việt cùng chỗ làm, hoặc một đồng nghiệp người Nhật đã nghỉ việc rồi sẵn sàng xác nhận thì sẽ rất đáng tin và đủ sức thuyết phục.
2．Cách yêu cầu công ty cung cấp các chứng cứ mà họ đang giữ
“Nhật ký thao tác máy tính hay dữ liệu ra/vào tòa nhà đều do công ty giữ. Đằng nào họ cũng không đưa ra, đúng không ạ…?”
Đây chính là lúc bạn cần luật sư để hỗ trợ.
(1) Luật sư sẽ yêu cầu công ty cung cấp tài liệu
Khi tiến hành yêu cầu trả tiền làm thêm giờ chưa trả, luật sư sẽ yêu cầu công ty nộp các tài liệu cần thiết để ước tính số giờ làm thêm, ví dụ:
- Dữ liệu chấm công (thẻ chấm công, ứng dụng chấm công)
- Lịch sử thao tác máy tính / nhật ký truy cập hệ thống
- Nhật ký ra/vào tòa nhà, văn phòng
Trong thực tiễn, khi luật sư chính thức gửi yêu cầu, không ít trường hợp công ty sẽ cung cấp tài liệu.
Và dựa trên những tài liệu đó, việc thương lượng hoặc hòa giải sẽ được tiến hành một cách rõ ràng.
(2) Nếu công ty từ chối cung cấp tài liệu, chứng cứ thì bạn có thể yêu cầu Tòa án buộc công ty phải tiến hành cung cấp
Nếu công ty không chịu cung cấp tài liệu, thì trong quá trình tố tụng, bạn vẫn có thể:
- Đề nghị tòa án yêu cầu công ty nộp các tài liệu cần thiết cho việc xét xử
- Với các tài liệu do bên thứ ba giữ, như lịch sử thẻ giao thông, hoặc dữ liệu ra/vào do công ty quản lý tòa nhà giữ, có thể thông qua tòa án để yêu cầu cung cấp hoặc gửi tài liệu
Nhờ các cơ chế này, ngay cả khi công ty không hợp tác, bạn vẫn có thể tiến hành thu thập những tài liệu cần thiết để bảo vệ quyền lợi của mình.
3．Ví dụ tham khảo: Chỉ từ ghi chép trong sổ tay, đã đòi lại được hơn 1 triệu yên tiền làm thêm giờ
Anh A là nhân viên kinh doanh, công việc chủ yếu là đi gặp khách hàng bên ngoài, nên không có thẻ chấm công.
Do yêu cầu của khách hàng, việc giao hàng trước giờ làm và nhận hàng lại sau giờ làm xảy ra rất thường xuyên.
Chứng cứ duy nhất anh A còn giữ được là sổ tay ghi chép lịch làm việc.
Tuy nhiên, những ghi chép đó rất cụ thể: “gặp ai / làm gì / lúc mấy giờ” và thời gian trong sổ tay trùng khớp với thư điện tử trao đổi với khách hàng.
Kết quả là, phía công ty phải thừa nhận thực tế anh A đã làm thêm giờ và vụ việc đã được hòa giải với hơn 1 triệu yên tiền làm thêm giờ.
Điểm quan trọng cần nhớ rằng: Ngay cả khi không có thẻ chấm công, nếu sổ tay hoặc lịch làm việc được ghi cụ thể và khớp với các tài liệu khác thì vẫn có thể trở thành chứng cứ đầy thuyết phục.
(*) Ví dụ trên chỉ mang tính tham khảo, không phải là vụ việc của Văn phòng luật Nagai Vietnam（永井ベトナム法律事務所).
4．Những việc bạn nên làm ngay bây giờ
✅ Bước 1: Trước hết, hãy trao đổi với luật sư
Bạn không cần phải có chứng cứ hoàn hảo ngay từ đầu.
Chỉ cần những gì bạn đang có, ví dụ 1–3 ảnh chụp màn hình từ LINE / tin nhắn / thư điện tử, cũng được.
Nếu bạn cung cấp cho luật sư, chúng tôi có thể nhanh chóng giúp bạn sắp xếp lại.
- Khả năng yêu cầu tiền làm thêm của bạn có được chấp nhận hay không
- Cần loại chứng cứ nào (nhật ký thao tác máy tính / dữ liệu ra/vào / tin nhắn, v.v.)
- Làm thế nào để lấy chứng cứ từ công ty hoặc bên thứ ba
Thay vì cứ lo lắng trong tình trạng không biết phải thu thập gì, luật sư sẽ tư vấn cho bạn biết cần phải bắt đầu từ đâu.
✅ Bước 2: Thu thập chứng cứ
Sau khi tư vấn với luật sư, hãy thu thập những chứng cứ cần thiết.
Ví dụ như:
- Ảnh chụp màn hình thư điện tử / tin nhắn công việc với cấp trên
- Lời mời họp trực tuyến và lịch sử tham gia
- Lịch sử sử dụng Suica／PASMO
- Sổ tay, ghi chú trên điện thoại
✅ Bước 3: Những chứng cứ công ty đang giữ — luật sư sẽ giúp bạn đề nghị họ cung cấp
Với các tài liệu như nhật ký thao tác máy tính hoặc dữ liệu ra/vào tòa nhà, đây là những thứ thường do công ty đang nắm giữ.
Trước hết, luật sư sẽ bắt đầu từ việc yêu cầu công ty nộp ra những tài liệu đó.
✅ Bước 4: Vì có thời hiệu, hãy hành động sớm
Thời hiệu đòi tiền làm thêm giờ về nguyên tắc là 3 năm.
Trong lúc bạn còn đang phân vân, khả năng đòi lại được tiền sẽ càng giảm dần.
Vì vậy, hãy bắt đầu càng sớm càng tốt.
5．Kết luận
“Vì không có thẻ chấm công, chắc là hết cách rồi.”
Bạn không cần phải bỏ cuộc như vậy.
Ví dụ, những chứng cứ sau đây vẫn có thể sử dụng:
- Email hoặc tin nhắn trao đổi công việc với cấp trên
- Nhật ký ra vào văn phòng, tòa nhà
- Lịch sử thao tác máy tính
- Lịch sử sử dụng các hệ thống nghiệp vụ
- Sổ tay, lịch làm việc, ghi chú cá nhân
- Tin nhắn trao đổi với gia đình hoặc bạn bè (thể hiện thời điểm bạn còn đang làm việc)
Khi kết hợp nhiều loại chứng cứ như vậy, trong rất nhiều trường hợp ngay cả khi không có thẻ chấm công, bạn vẫn có thể chứng minh được việc làm thêm giờ.
Bạn có quyền được trả đúng tiền công cho thời gian mình đã làm việc.
Bạn không cần phải từ bỏ, hết hy vọng.
Nếu bạn từng nghĩ: “Có khi mình cũng có tiền làm thêm chưa được trả…” hãy nhắn cho tôi qua Zalo bất cứ lúc nào.
Dù chứng cứ hiện tại còn ít, cũng không sao.
Chúng ta sẽ cùng sắp xếp lại, và cùng xem, trong trường hợp của bạn, mình có thể “chiến” được đến đâu.
Nếu bạn đang lo lắng về tiền làm thêm giờ chưa được trả, không có thẻ chấm công, hoặc không biết chứng cứ của mình có đủ hay không, bạn có thể相談 qua Zalo.
Luật sư Nagai hỗ trợ bằng tiếng Việt cho người Việt đang làm việc tại Nhật.
Kiểm tra qua Zalo
